DLACZEGO POLSKIE SEKRETARKI / ASYSTENTKI NIE SĄ ZINTEGROWANE? - autor Dr. Halina Füchsel

Razem zrobimy więcej i lepiej – takie hasło przyświecało jednej z europejskich konferencji organizowanych przez European Management Assistants

Hasło zachęca do podejmowania wspólnych działań na niwie zawodowej, nie tylko dla zwiększenia efektywności asystenckiej pracy, ale również wzrostu poziomu satysfakcji
i samorealizacji na tym (trudnym z różnych względów) stanowisku pracy. Wiele sekretarek
i asystentek z różnych krajów uwierzyło w skuteczność hasła. One tworzą grupy zainteresowań, wydają własną prasę, prowadzą szkolenia, utrzymują ścisłe kontakty z innymi przedstawicielkami zawodu nie tylko w swoim kraju, ale w całej Europie.

Jak przekłada się na polskie warunki hasło rzucone przez koleżanki z 20 krajów europejskich? Z moich obserwacji wynika, że takie przełożenie występuje bardzo rzadko. Skąd to się bierze? Gdzie szukać przyczyn takiego stanu rzeczy?

Można je znaleźć analizując następujące aspekty pracy sekretarki:

  • Charakter jej obowiązków – sekretariat jest komórką usługową, a przedmiotem pracy tej komórki obsługa komórek zarządzających. Osoby z zarządu jednostki organizacyjnej mają zwykle nienormowany czas pracy i często najwięcej pracy spada na sekretarkę przy końcu dnia. W ten sposób dzień wydłuża się o 2-4 godziny, a nie każdy pracodawca widzi potrzebę zwrócenia tych godzin w innym dniu.
  • Przyjęty przez szefa styl zarządzania, który w dużej mierze rzutuje na ilość pracy. Szef autokrata (z domieszką biurokracji), który siedmiokrotnie ocenia negatywnie projekt pisma przygotowanego przez sekretarkę (nie formułując przy tym wyraźnych zarzutów), zabiera jej pół dnia na opracowywanie kolejnych wersji pisma. Kiedy zrozpaczona takim obrotem sprawy sekretarka pokazuje za ósmym razem pierwszą wersję – szef mówi „no teraz jest dobrze”. Przy takim stylu zarządzania, nie tylko trudno oddzielić sprawy ważne od mniej ważnych, ale również „wyczuć” przyjętą przez szefa hierarchię wartości.
  • Wynikająca z poprzedniego punktu trudność w zarządzaniu czasem własnym sekretarki, a tym bardziej czasem dyrektora, który nie informuje sekretarki o swoich planach w ciągu dnia pracy. W takim wypadku zarządzanie czasem opiera się na prognozach (np. może być na naradzie) lub analogiach (o tej porze zwykle wychodzi na obiad).
  • Rola sekretarki w firmie. Wielokrotnie podkreślaliśmy, że jest to rola specyficzna – dla szefa sekretarka jest jednym z podwładnych, dla podwładnych zaś jest ona „człowiekiem” szefa. Każda bardziej spontaniczna reakcja jest komentowana i oceniana przez jedną lub drugą stronę. Jeden ze znajomych psychologów określił rolę sekretarki jako rolę „niezwykle trudną charakterologicznie”.
  • Sytuacja rodzinna sekretarki. Jeśli jest to osoba obarczona małymi dziećmi, to oprócz wymienionych wyżej trudności, dochodzi trudność następna – zapewnienie opieki rodzinie. Kolejne reformy czasu pracy przedszkoli, dzielenie dnia pobytu na czas nieodpłatny i odpłatny, pozbawianie przedszkoli zajęć dodatkowych, a także reformy szkolnictwa w ogólności – powodują zapewnienie dzieciom opieki bardzo trudnym. Nie każda babcia chce i może poświęcić czas wnukom, a znalezienie obcej osoby wiąże się z kosztami, na które stać nie wszystkie osoby pracujące w biurze.
  • Stan jej zdrowia (lub zdrowia dzieci). Wszystkie sekretarki panicznie boją się zwolnień lekarskich (z powodu własnego stanu zdrowia lub zdrowia dzieci), ponieważ jest to źle widziane i czasami złośliwie komentowane przez pracodawców. Jeśli zwolnienie otrzyma referent – załatwienie sprawy się opóźni, ale nieobecność nie będzie tak widoczna jak w przypadku sekretarki. Może dlatego „przywrócono do łask” w zatrudnieniu na tym stanowisku nie tylko młode kobiety, które mają odchowane dzieci i nie muszą im poświęcać podczas choroby tyle czasu, co młode matki - maluchom.
  • Aspiracje zawodowe sekretarki. Jeśli sekretarka podejmuje studia dla osiągnięcia wyższego statusu zawodowego, wtedy i tak okrojony czas własny próbuje podzielić sprawiedliwie pomiędzy rodzinę i uczelnię rezygnując z życia osobistego. Rzadko utrzymuje kontakty ze znajomymi, ma zbyt mało czasu na tzw. rozrywki kulturalne. A przecież znajomość repertuaru kin i teatrów, wystaw i muzeów jest sekretarce potrzebna również w pracy zawodowej.
  • Warunki pracy. Jeśli w firmie brak tzw. zaplecza socjalnego, a głównym menu sekretarki (poza własnymi kanapkami i kawą) jest pizza, to drobne okruchy czasu jakie pozostają po dniu pracy, woli ona poświęcić na przygotowanie domowej sałatki, czy ulubionej zupy niż na spotkania integracyjne z innymi sekretarkami.
  • Brak pomysłu na formy integracji. Podczas szkoleń sekretarek prowadzonych przez różne firmy zwykle są organizowane spotkania integracyjne o charakterze towarzyskim i wówczas ta integracja się udaje. Uważam, że jest ona konieczna i bardzo wartościowa nie tylko z towarzyskiego punktu widzenia. Wymiana doświadczeń pomiędzy sekretarkami o dłuższym stażu pracy i adeptkami tego zawodu, to jeden z najlepszych efektów dydaktycznych tych szkoleń. Może powinnyśmy się integrować nie tylko przy okazji szkoleń, ale znaleźć na to czas w innych okolicznościach.
  • Brak woli. European Management Assistants organizuje cykliczne spotkania dla członków i sympatyków Stowarzyszenia w zasadzie co miesiąc (oprócz miesięcy wakacyjnych – na prośbę ogółu członków). Spotkaniom towarzyszą ciekawe wykłady, spotkania ze znanymi ludźmi, ale także imprezy towarzyskie. Kilka spotkań miało miejsce w różnych regionach kraju. Spotkania były bardzo ciekawe i świetnie przygotowane przez przedstawicielki tych regionów. I co? Zwykle brała w nich udział połowa osób spośród tych, które na 100 % deklarowały uczestnictwo. Oczywiście, były przeprosiny i tłumaczenia, ale to jednak o czymś świadczy. Spóźnienie na ważne spotkanie rodzinne lub brak udziału w takim przyjęciu groziłby „ochłodzeniem” stosunków rodzinnych. W naszym przypadku żadnych sankcji nie ma. Każda z nas wie, ile potrzeba czasu i wysiłku, aby zorganizować spotkanie firmowe. Każda chciałaby, aby spotkanie w gronie zawodowym było udane i spotkało się z życzliwym przyjęciem. I każda wie, jak boli organizatorów, jeśli zamiast 40 osób przyjdzie tylko 10.
  • Brak potrzeby integracji. Chyba to jest główna przyczyna, dla której sekretarki niewiele robią, aby zaznaczyć swoją obecność jako grupa w życiu zawodowym. Wielokrotnie podkreślałam, że korzyści z integracji są ogromne, ale trzeba na nie cierpliwie czekać. Ponadto nie zawsze te korzyści są „wymierne” i dotyczą konkretnych osób, ale raczej całej grupy zawodowej. Sięgnijmy pamięcią wstecz, czy dziesięć lat temu było tyle szkoleń dla sekretarek, czy tej grupie zawodowej były potrzebne takie wysokie kwalifikacje, czy sekretarki/asystentki miały swoje itd? Ranga zawodu systematycznie się podnosi i mają na to wpływ nie tylko pojedyncze sekretarki, ale przede wszystkim wszystkie te jednostki organizacyjne, które reprezentują ich interesy. Niestety powszechnie brakuje nam tej świadomości na co dzień.

Ostatnio miałam kilka telefonów w sprawie przynależności do EUMA. Prawie każdy z nich zaczynał się od pytania: „Jakie są profity wynikające z przynależności do European Management Association”. W dalszej rozmowie panie dziwiły się, że trzeba płacić jakieś składki, a oprócz tego coś trzeba robić?. Powtarzam, tyle będziemy mieć ze Stowarzyszenia, ile same zrobimy. Tutaj nikt nie pracuje na swoje konto, a garstka aktywnych uczestniczek działa poświęcając swoje pomysły, czas i środki po to, aby o zawodzie sekretarki mówiono dobrze i bardzo dobrze. W wielu innych zawodach wcześniej odkryto korzyści z integracji zawodowej. Mają swoje stowarzyszenia: prawnicy, lekarze, nauczyciele, technicy i mechanicy i wiele innych grup zawodowych. Sekretarki i asystentki (mimo inteligencji jaka jest niezbędna w tym zawodzie) w niewielkim stopniu odczuwają potrzebę integracji.

Na pewno przyczyn braku integracji można byłoby znaleźć o wiele więcej, w końcu każda
z nas ma jakąś cząstkę życia osobistego, z której nie ma potrzeby się tłumaczyć. Ale jeśli myślimy, że te przyczyny dotyczą tylko polskich sekretarek, to jesteśmy w błędzie. Podobne problemy (niektóre znacznie większe, bo np. kobiety z krajów afrykańskich czy azjatyckich, muszą walczyć o właściwy status z racji swej płci) mają sekretarki z innych krajów. Przypominam sobie, jak podczas luźnych rozmów w spotkaniu ze Szwedkami byłyśmy pytane, czy zawsze robimy obiad z 3 dań, bo one niestety nie zdążają. Niemniej każda z nich podkreślała, że wysoki status zawodu wiąże się z działalnością szwedzkiej filii Stowarzyszenia.

Jestem daleka od twierdzenia, że integracja to panaceum na wszystkie cienie zawodu sekretarki / asystentki, ale stworzenie forum wymiany poglądów i doświadczeń z pracy w różnych jednostkach organizacyjnych: o różnej wielkości, formie prawnej, strukturze, stylu zarządzania, uczyniłoby nas silniejszymi jako grupa zawodowa, zmniejszyło poczucie alienacji w pracy, a także umożliwiło dalszy wzrost rangi zawodu sekretarki-asystentki.

I jeszcze jedno – sekretarka, sekretarka-asystentka, asystentka, czy te określenia się różnią. Tak, powinny różnić się zakresem samodzielnych działań i zakresem odpowiedzialności.
W naszym kraju te różnice są trudno uchwytne (określenie asystentka pojawiło się stosunkowo niedawno), dlatego też częściej bywa stosowane określenie sekretarka-asystentka. O ile można byłoby się pokusić o stwierdzenie proporcji zadań u osób, które już pracują na stanowisku sekretarki, o tyle zupełnie niemożliwe jest odniesienie nazwy u osób przygotowywanych do zawodu. Potocznie określa się kurs asystentek jako kontynuację kursu sekretarek. Niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę i prosi o organizowanie kursów asystenckich zamiast sekretarskich. Możliwość odstępstwa od przyjętego schematu kształcenia może wystąpić sporadycznie u jednostek wybitnie zdolnych. Zdarza się, że dzieci po zerówce idą do II klasy, a studenci w jednym roku zdają 4 semestry, ale nie jest to nagminne. Zwykły tok studiów to dwa semestry (lub trzy trymestry) w roku. Nie żądajmy zatem, aby organizatorzy tworzyli tylko kursy „asystenckie” z pominięciem sekretarskich, bo wówczas cały system zostanie zachwiany, a kursy takie nie będą adresowane do nikogo.

Nazwa stanowiska mniej rzutuje na rzeczywistą jego rangę niż wykazywane kwalifikacje zawodowe i osobiste pracownika. Najlepszym wizerunkiem tego pracownika jest swobodne „poruszanie się” po terytorium zawodowym.

Zachęcamy do dyskusji na ten temat na naszym forum. Może znajdziemy jakiś środek skutecznej integracji.


JESZCZE RAZ O BIURZE - autor Dr. Halina Füchsel

Globalizacja i powstanie międzynarodowych korporacji w różnych regionach świata wymusiły na biznesie oszczędności związane z błyskawicznym komunikowaniem się na odległość oraz uzyskiwaniem i szybką „obróbką” informacji. 

Sprzyjają temu zdobycze teletechniki i masowa komputeryzacja firm. Ma to oczywiście oprócz pozytywów również negatywne strony:
 wzrost stopy bezrobocia, gdyż skrócenie obiegu informacji wyeliminowało wiele miejsc pracy z tym związanych,
 trudny do skontrolowania wyciek informacji,
 zagrożenia ze strony „hakerów” podszywających się pod właścicieli kont, instytucje rządowe.

Ta sytuacja wpływa także na życie społeczeństw we wszystkich krajach: sprzedawane on-line narkotyki, antydepresanty, dopalacze, cudowne środki odchudzające, czynią spustoszenia w organizmach młodszego pokolenia wychowanego na wierze w reklamy. Brak środków finansowych na wymienione wyżej elementy owocuje zwiększeniem liczby rozbojów, kradzieży, przemocy i innych przestępstw. 

Niestety, taka jest cena postępu cywilizacyjnego. Nasza rodaczka Maria Curie-Skłodowska, pracując nad pierwiastkami promieniotwórczymi (radem i polonem) była pierwszą ofiarą choroby popromiennej.

O tym wspomniałam przy okazji, nie zamierzam snuć katastroficznych wizji tego, co nas jeszcze czeka. Odniosę się tylko do rewolucji technologicznych, które dotykają komórki organizacyjne związane z przyjmowaniem, transformacją, wysyłaniem informacji. 

Jedną z takich komórek w każdej firmie jest biuro/sekretariat (często określenia te bywają używane zamiennie). Dlaczego używa się ich zamiennie? W tych komórkach koncentrują się operacje związane z przetwarzaniem informacji. Szybkość i precyzja są głównymi atutami osób obsługujących biuro/sekretariat. Ale poza tym potrzebna jest ogromna wiedza i umiejętności w posługiwaniu się przetworzoną informacją w taki sposób, aby nie naruszyć przepisów prawa. 

Z badań prowadzonych przez European Management Assistants na terenie 26 krajów członkowskich wynika, że bezrobocie dotyka przede wszystkim osoby szczebla pośredniego pomiędzy szczeblem najwyższym i sekretariatem. Automatyzacja wielu procesów eliminuje osoby zatrudnione na szczeblu tzw. kierowniczym, a ich obowiązki przejmują osoby zatrudnione w biurze, sekretariacie. To powoduje stały wzrost wymogów wobec umiejętności osób zatrudnionych na tych stanowiskach. 

Obserwujemy odchodzenie od tradycyjnej nazwy – sekretarka na rzecz określeń takich jak:
 asystentka dyrektora, asystentka prezesa, asystentka zarządu,
 kierownik biura, kierownik ds. administracyjnych,
 specjalista ds. administracyjnych, inspektor,
 koordynator ds. organizacyjnych (już nie wspomnę o różnych określeniach anglojęzycznych).
Stosuje się wiele jeszcze innych nazw, ponieważ określenie stanowiska jest indywidualną sprawą szefa danej jednostki organizacyjnej i bywa określane w tzw. regulaminie pracy. Takie nazwy stanowiska umożliwiają rozwój zawodowy osób je zajmujących i pozwalają na tzw. awans pionowy, co nie jest możliwe w zawodzie sekretarki. W wielu krajach stosuje się określenia – junior secretary (młodsza sekretarka), senior secretary (starsza sekretarka), ale u nas występują bardzo rzadko i stosuje się je głównie w dużych korporacjach)

Mimo tak ważnej roli biura/sekretariatu obsługa tej komórki nie cieszy się ogólnym szacunkiem. Większość osób, zarówno starych (czemu się nie dziwię, bo tkwią w stereotypie sprzed pół wieku), jak i młodych (zapatrzonych w zarządzanie) bagatelizuje rolę biura/sekretariatu, jakby nie zdając sobie sprawy z tego, że właśnie tutaj zaczyna się i kończy zarządzanie. Większość spraw (których śladem jest list, e-mail, kalkulacja kosztów biura, zawiadomienie o zebraniu, protokół rozmów i wiele innych) „przechodzi” przez tę komórkę.

Na obieg informacji w procesie zarządzana składają się przecież: informacja, decyzja, polecenie, działanie, kontrola i następna informacja. Warunkiem podjęcia skutecznej decyzji jest więc przede wszystkim dobrze przygotowana informacja, na każdym szczeblu zarządzania. 

Moje gorzkie refleksje na temat niedoceniania tej ważnej komórki regulacyjnej każdej firmy, jaką stanowi biuro/sekretariat, powodują głośno wyrażane w mediach, na wykładach akademickich i szkoleniach lekceważące opinie. Sekretarka ma ładnie wyglądać, stosować firmowy dress code, być uprzejma, tworzyć wizerunek firmy, natomiast niewiele się mówi
o cechach osobowości, a także umiejętnościach twardych w tym zakresie.

Zwykle przesyłany do EUMA w celu zaopiniowania program szkolenia (realizowany przez różne „centra” lub „instytuty”w nazwie) obowiązkowo zawiera „sztukę makijażu, wizażu i stylizacji” sygnalizując, że w tym zawodzie ważne jest opakowanie, a nie meritum, czyli umiejętności. 

Nie jestem przeciwna urodzie i dbałości o siebie na tym stanowisku, ale to nie może być jedyny atut osoby, która do niego aspiruje. Jeśli pracodawca na tym poprzestaje, to trudno się dziwić, że tak ważna praca jest bagatelizowana, a samą zatrudnioną traktuje się jako ozdobę, której obowiązkiem jest prezentowanie walorów zewnętrznych. 

Prawdą jest, że żyjemy w czasach kultu młodości, urody, przygody, konsumpcji, ale też poobserwujmy, jakie są tego konsekwencje (szczególnie w biurze). Z jednej strony posądzenia o mobbing i molestowanie, z drugiej zaś rozczarowania, że młodość nie idzie
w parze z rozwagą: poufne informacje wyciekły, w kalendarzu szefa pojawiły się błędy 
w ustaleniu terminów, w kalkulacji konferencji nie ujęto wszystkich kosztów, a na zaproszeniu nie uwzględniono tytułów zawodowych lub naukowych uczestników.


CZY SEKRETARKA TO ASYSTENTKA – REFLEKSJE - autor Dr Halina Füchsel

W ubiegłym tygodniu mieliśmy „Międzynarodowy Dzień Sekretarki”. Z tej okazji były kwiaty, prezenty i dobre słowa dla sekretarek i asystentek, wywiady w radio, jednym słowem docenienie osób pracujących w tym zawodzie. Świetnie, tylko, że to są w większości „półprawdy” – ani on międzynarodowy, bo wymyślili go Amerykanie dla siebie, ani sekretarki,
bo odnosi się do nieco innego zawodu. W Europie dzień ten jest obchodzony w różnych terminach w różnych krajach od stycznia (w Polsce 15 stycznia), do maja (w Słowenii).

Stowarzyszenie Association of Administrative Professional IAAP, zostało stworzone w 1942 jako NSA, czyli National Secretaries International w USA. To Stowarzyszenie jeszcze dwukrotnie zmieniało nazwę: w 1982 zmieniono nazwę na PSI – Professional International Association, a następnie w 1998 roku, na wspomniane wyżej IAAP.
Stowarzyszenie zrzesza „administracyjnych profesjonalistów”, którzy (jak to definiuje statut) „pracują na różnych stanowiskach pracy, począwszy od asystentki administracyjnej poprzez asystentkę wykonawczą (executive assistant), sekretarkę, sekretarkę wykonawczą (executive secretary), informacyjno-administracyjnego koordynatora, biurowego administratora oraz wielu innych stanowiskach”. 

Do obowiązków tych pracowników należy: odpowiedzialność za realizację administracyjnych zadań i koordynacja informacji dla zapewnienia wsparcia biura związanego z działaniem w otoczeniu i dla otoczenia. Równocześnie dbają one swój personalny i profesjonalny rozwój w wybranej dziedzinie zawodowej. 

ISCO, czyli Międzynarodowy Standard Klasyfikacyjny Zawodów, jest narzędziem służącym do ustalania grup zawodowych stosownie do zadań i obowiązków podejmowanych w pracy. W ISCO-88 są dwa tytuły zawodowe określające pracę sekretarki i asystentki z odpowiednimi tytułami tj. sekretarki – 4115 oraz administracyjne sekretarki i związane z nimi zawody – 3431. Widzimy więc, że tytuły różnią się nieznacznie, ale poziom kompetencji jest znacząco różny. Ta pierwsza jest klasyfikowana jako „urzędnik biurowy” z odpowiednimi umiejętnościami, ta druga – jako „administracyjny profesjonalista” w różnych dziedzinach.

Ogólnie możemy powiedzieć, że zadania asystentki są bardzo zróżnicowane. Jedne z nich są uniwersalne dla wszystkich krajów i firm, inne charakterystyczne dla kraju, firmy, poziomu zarządzania, stanowiska lub specyfiki pozycji. 
W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie rozwiązano spory kompetencyjne między asystentkami, ich szefami, mediami w prosty sposób, dzieląc stanowiska asystenckie na :
• asystentki prawne (po prawniczych studiach zawodowych, czyli po uzyskaniu przynajmniej tytułu licencjata),
• asystentki medyczne (w dawnej nomenklaturze była nazwa „felczer”, którą nadawano po 3 latach studiów medycznych), 
• asystentki administracyjne przynajmniej po „licencjacie” w zakresie prawa i administracji itd.

Taki podział umożliwia dobre przygotowanie do zawodu (i nikt się nie dziwi temu, że asystentka nie wie wszystkiego z każdej dziedziny). Nikt nikomu nie wchodzi w drogę, nie obśmiewa publicznie braku odpowiednich kwalifikacji, bo one są różne w różnych dziedzinach pracy.
Płaszczyzna zawodowa w pracy asystentki, poza działalnością wynikającą z dziedziny wiedzy, obejmuje wszystkie atrybuty pracy biurowej oraz niektóre elementy zarządzania, takie jak np. planowanie, organizowanie, kontrola. 

W zależności od tego, jaki jest szef, te elementy układają się w różny sposób. Na pewno główne decyzje są zastrzeżone dla zwierzchników, ale np. zaplanowanie czynności, ustalenie terminów, przygotowanie stosownej dokumentacji mogą być traktowane jako działania decyzyjne. Byłam kiedyś świadkiem rozmowy asystentki medycznej z lekarzem, podczas której ona grzecznie poprosiła o to, aby miała wyłączność w ustalaniu terminu zabiegu. Wtedy, gdy robił to lekarz i asystentka zdarzyło się, że pacjentowi ustalono dwa terminy operacji. 
Bardzo trudno jest więc przeprowadzić rozdzielenie czynności decyzyjnych od czynności odtwórczych, bo zależą od konkretnych okoliczności. Ponadto będą z pewnością występowały w różnych proporcjach i konfiguracjach.


Warszawska Szkoła Zarządzania-Szkoła Wyższa (która jako jedyna uczelnia ma specjalizację „zarządzanie biurem” zamierza otworzyć wkrótce rekrutację na studia podyplomowe „Organizacja i zarządzanie pracą w biurze wg standardów europejskich”.
W ten sposób będzie można wypełnić lukę pomiędzy przygotowaniem „uczelnianym” i przygotowaniem zawodowym. 


Atuty osobowości… - autor Dr. Halina Füchsel

Niedawno pocieszałam sfrustrowaną kandydatkę do pracy na stanowisku asystentki prezesa, którą odrzucono z powodu „puszystości”, mówiąc wprost, że jest zbyt mało reprezentacyjna.

Użyłam sformułowania, że kwalifikacje zawodowe nie powinny być mierzone w kilogramach, ani w centymetrach, ale nie da się ukryć że niekiedy rzeczywistość dorównuje scenariuszom s.f. Obowiązuje świat pozorów w każdej dziedzinie życia, a marketing przybiera czasami monstrualne rozmiary. Mamy tego przykłady w świecie polityki, gospodarki, edukacji, kultury itp. Wcale nie liczą się kwalifikacje zawodowe: można zostać piosenkarką tańcząc na rurze, asystentką prezesa będąc aktorką, ministrem bez matury lub w takim resorcie, który minister zna jedynie ze słyszenia… Wiele osób to dziwi, ale widać marketing jest wszechwładny.

Pamiętając o tym kandydatka ubiegająca się o przyjęcie do pracy powinna dokonać analizy SWOT, czyli zrobić bilans własnych zalet i wad uwzględniając je w odniesieniu do konkretnego stanowiska.

Skoro prezesi, czy dyrektorzy firm preferują szczupłe blondynki, ponieważ one ich reprezentują, a nie chcemy się odchudzać, może lepiej byłoby poszukać pracy na mniej „eksponowanym” stanowisku. Mam tu na myśli takie stanowiska, na których liczą się przede wszystkim zalety umysłu i ducha, a w dalszej kolejności – wyglądu:

  • Praca w dziale finansów lub księgowości – jeśli jesteś staranną, skrupulatną melancholiczką, a nawet flegmatyczką, której nie jest potrzebna „widownia” dla Twoich działań. Merytoryczna znajomość zagadnień, w jakich będziesz się poruszać oraz miły sposób bycia na pewno wystarczy, aby zostać profesjonalistką.
  • Praca w organach administracji centralnej i samorządowej, gdzie obowiązują – gruntowna znajomość struktury administracyjnej danej jednostki i jej zadań, obsługa urządzeń biurowych (w tym znajomość komputera), znajomość podstawowych zasad prawa administracyjnego i postępowania administracyjnego, a także problemów danego resortu lub środowiska. Ww. zalety pozwolą Ci dobrze pracować na każdym stanowisku urzędniczym niezależnie od cech osobowości (z wyłączeniem choleryka).
  • Praca w firmie handlowej - znasz podstawowe zasady i techniki handlu i marketingu, masz miłą powierzchowność i sposób bycia (nie musisz „porażać” sylwetką i urodą). Lubisz niestandardową pracę z ludźmi i dobrze się wśród nich czujesz, sama chcesz tworzyć własny sukces, masz dar przekonywania – posiadasz cechy odpowiednie dla dobrego handlowca.
  • Praca w opiece społecznej lub organizacjach charytatywnych – jesteś taktowna, masz wiele cierpliwości, empatii, znajomości podstawowych zagadnień psychologii i socjologii oraz zagadnień merytorycznych i prawnych w tym zakresie, dociekliwość w „ogarnięciu” sytuacji. (Wyjątkowa uroda i sylwetka podkreślane przez ekstrawagancki ubiór – całkowicie zbędne).
  • Praca w biurze prawnym lub kancelarii prawnej, instytucjach wymiaru sprawiedliwości, a także działach prawnych podmiotów gospodarczych. Tutaj możesz wykorzystać cały potencjał wiedzy z różnych dziedzin prawa, znajomość języka obcego, staranność i dokładność w działaniu, miłą powierzchowność i miły sposób bycia. Uroda i zgrabna sylwetka (a nawet wiek) oczywiście nie przeszkadza, ale też nie jest warunkiem niezbędnym przy zatrudnianiu.

Nasuwa się pytanie, co masz zrobić jeśli podchodzisz do siebie zbyt krytycznie zarówno w odniesieniu do wyglądu zewnętrznego, jak i kwalifikacji. Idź do stylistki, z pewnością nie jest tak źle jak myślisz (polskie kobiety tak mają). Jeśli nie jest tak dobrze jak mówi stylistka skup się na „szlifowaniu” kwalifikacji zawodowych. Na szczęście rynek szkoleniowy jest bogaty w tego rodzaju oferty.



 


TYPY RECEPCJI - autor Dr. Halina Füchsel

Nazwa recepcja pochodzi od łacińskiego słowa „receptare”- przyjmować i ma źródłosłów wspólny z receptą. A więc jest to miejsce, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie: interesantów, klientów, korespondencji, pozostawionych przedmiotów.

Cały proces administrowania zaczyna się więc od recepcji. Pomyłka w adresie przyjętej korespondencji (co może się zdarzyć w przypadku biurowca mieszczącego kilkadziesiąt firm), osób o podobnym brzmieniu lub pisowni nazwiska, błąd w numerze telefonu może spowodować daleko idące konsekwencje w załatwianej sprawie.

W praktyce spotykamy się z różnymi typami recepcji:

1. Recepcja ogólna – gdzie można otrzymać informacje na temat siedziby firmy (piętro, skrzydło gmachu, pokoje, godziny urzędowania, a także plakietkę gościa, która umożliwi skorzystanie z windy). W organach administracji, bankach często jest połączona z ochroną, która umieszcza dane gościa w komputerze.

2. Wydziałowa – w bardzo dużych firmach o skomplikowanej strukturze oprócz recepcji ogólnej istnieje recepcja wydziałowa/oddziałowa, w której recepcjonista/recepcjonistka sprawdza z kim był umówiony interesant, powiadamia tę o sobę o jego przyjściu, przyjmuje dokumenty, wydaje pokwitowania itp.

3. Recepcja/rejestracja – w placówkach medycznych, rehabilitacyjnych, kosmetycznych. Oprócz wyżej wymienionych zadań rejestracja prowadzi alfabetyczny rejestr pacjentów, przechowuje i wyszukuje dane, a także prowadzi „kalendarz przyjęć” interesantów/pacjentów dla poszczególnych specjalistów.

4. Recepcja-sekretariat to komórka najczęściej spotykana w niewielkich firmach. Jak wskazuje nazwa łączy w sobie zadania obydwu komórek:

  • przyjmuje i rejestruje korespondencję, ale także odpowiada na listy,
  • sporządza notatki lub protokoły z działań lub raporty z zada ,
  • przechowuje dokumenty w przyjętym przez organizacje układzie,
  • prowadzi "kalendarz szefa" nie tylko w odniesieniu do interesantów, ale także do innych zadań (niekiedy także rodzinnych lub prywatnych),
  • "opiekuje się klientami" / interesantami, proponując im kawę lub herbatę, podtrzymuje tzw. "small tak".

Ten podział jest umowny, niekiedy bowiem recepcja wykonuje także inne zadania zlecone przez kierownictwo organizacji lub wynikające ze specyfiki działania. firmy.


Open Space – nie taki diabeł straszny jak go malują - autor Katarzyna Bilicka

Co to jest open space?
Biuro wielkoprzestrzenne, popularnie zwane open space, to miejsce, w którym biurka pracowników poustawiane są w jednej dużej przestrzeni, bez podziału na oddzielne pokoje czy gabinety. Ta zasada pracy na dobre upowszechniła się w Polsce a moda na nią przywędrowała do naszego kraju wraz z zachodnimi korporacjami i dużymi firmami, które w ostatnich dekadach zdecydowały się otworzyć swoje oddziały nad Wisłą i Odrą. 

Z założenia biura typu open space mają wiele zalet, np. łatwość organizacji pracy, elastyczność przemeblowania, usprawnienie komunikacji między pracownikami itp. W rzeczywistości jednak, gdzie tylko nie spojrzeć, aż roi się od ich przeciwników i negatywnych opinii na temat pracy w takiej kulturze organizacyjnej. Zgłębiając temat choćby w Internecie można spotkać się z tezą, że open space to najbardziej niehumanitarny w historii typ przestrzeni biurowej. Skąd tyle niechęci w stosunku do open space i czy rzeczywiście tak źle się tam pracuje? Chciałabym podzielić się swoim spojrzeniem na ten rodzaj pracy, jako osoba, która od blisko 4 lat pracuje w biurze open space, a jednocześnie ma też doświadczenie w bardziej tradycyjnej przestrzeni biurowej, w której królują gabinety i pokoje kilkuosobowe. 

Mit 1 - Miejsce dla taniej siły roboczej

Zbierając dane do tego artykułu spotkałam się z poglądem, że biura open space są stosowane tam, gdzie występuje tania siła robocza, a pracę deleguje się z krajów wyżej do mniej rozwiniętych, w których ludzie nie mają dużego wpływu na swój komfort pracy. Pozwolę sobie nie zgodzić się z tą tezą. Jako pracownik duńskiej firmy, która jest światową korporacją na najwyższym poziomie, mam namacalny dowód na to, że rozwiązanie typu open space wprowadza demokratyczny system pracy nie tylko w polskim oddziale, ale również w samej siedzibie głównej, która mieści się w imponującym gmachu pod Kopenhagą. To właśnie stamtąd my, Polacy, przejęliśmy ten system pracy i to tam w pierwszej kolejności on się sprawdził. Nasi duńscy koledzy od lat pracują w open space i jedno spojrzenie na ich zwykły dzień pracy wystarczyłoby do przekonania największych niedowiarków o tym, że właśnie w ten sposób można zbudować wzajemny szacunek. Nie ma mowy o tym, aby ktokolwiek się wyróżniał. Niezależnie od zajmowanego stanowiska i usytuowania w hierarchii firmowej, wszyscy mamy takie same biurka a dostęp do każdej osoby jest tak samo łatwy.

Mit 2 - Permanentna inwigilacja i kontrola

Kolejny z zarzutów stawianych open space związany jest z brakiem prywatności. Mówi się, że siedząc w otwartej przestrzeni pracownicy są przez cały czas obserwowani i poddawani nieustannej kontroli, zarówno ze strony przełożonego jak i swoich współtowarzyszy. Czujemy się zdeprymowani tym, że każdy może usłyszeć, o czym rozmawiamy przez telefon i zobaczyć, co wyświetla się na ekranie naszego komputera. Osobiście, dziwią mnie tego rodzaju obawy. Nie rozumiem, czym może się stresować osoba, która pracuje uczciwie i rzetelnie i nie ma nic do ukrycia. W firmie, w której pracuję, nie ma „podglądaczy” patrzących przez ramię, każdy ma na tyle dużo obowiązków, aby zająć się sobą a nie szpiegowaniem innych. Dotyczy to nie tylko współpracowników ale również przełożonych. Nasi szefowie pracują razem z nami, nie mają oddzielnych gabinetów, w których mogliby się wygodnie usadowić. Są z nami w ferworze codziennej pracy, nie kontrolują ale wspierają. Razem dążymy do wyznaczonego celu i wszyscy mamy świadomość, co nas łączy i dokąd zmierzamy. W ten sposób budujemy swoją tożsamość i silne więzi między współpracownikami.

Mit 3 - Trudność koncentracji

Inny rzekomy problem wynikający z pracy w open space to nieustające hałas i harmider utrudniające koncentrację. Mówi się, że w takich warunkach nie można się skupić na wykonywanych zadaniach, że efektywność pracownika spada a rośnie liczba popełnianych błędów. Faktem jest, że im więcej osób w jednej przestrzeni, tym trudniej zachować ciszę i spokój, jednak na każde wyzwanie można znaleźć skuteczne rozwiązanie. W firmie, w której pracuję, dla każdego z otwartych biur został przygotowany zestaw zasad ułatwiających pracę w open space. Wiszące na ścianie piktogramy przypominają współpracownikom, jak należy się zachowywać, aby nie przeszkadzać w pracy innym. Wśród tych zasad znajdziemy m.in. wyciszenie telefonów, zakaz jedzenia przy biurku, prowadzenie rozmowy bez zbędnego podnoszenia głosu, upewnienie się, że można komuś przerwać pracę, zanim wciągnie się go w pogawędkę itp. Dłuższe rozmowy i spotkania odbywają się w wydzielonych do tego celu salach konferencyjnych, posiłki spożywamy w stołówce lub w aneksie kuchennym. Jeśli ktoś potrzebuje bardziej się wyciszyć, może skorzystać z dostępnych na swoim stanowisku słuchawek, które pozwolą odciąć się od świata zewnętrznego lub przenieść w świat ulubionej muzyki.

Jak to jest w praktyce?

Jak już wcześniej wspomniałam, miałam okazję pracować w tradycyjnym gabinetowym układzie biur, jednak nie zamieniłabym dzisiejszego open space na powrót do tamtych czasów. Jestem przekonana, że układ zamkniętych gabinetów utrudnia komunikację, prowadzi do izolacji pracowników, tworzenia się wrogich sobie grup itp. To właśnie dzięki pracy w open space wiele razy udało mi się rozwiązać problem, bo ktoś siedzący obok podzielił się ciekawym pomysłem, albo byłam w stanie zareagować z wyprzedzeniem na podstawie zasłyszanej w pobliżu rozmowy. Gdyby nie open space mój światopogląd ograniczałby się tylko do mojego stanowiska pracy. Przebywając na co dzień w towarzystwie przedstawicieli innych obszarów, mam świadomość tego jak oni pracują, z jakimi problemami się borykają, jakie rozwiązania wdrażają. Tym samym mogę spojrzeć na swoją firmę jak na jeden duży organizm, w którym każdy, niezależnie od zajmowanej pozycji, odgrywa tak samo ważną rolę.


Bibliografia (informacje, którymi inspirowałam się przygotowując artykuł):