O biurokracji

O biurokracji

Mam nadzieję, że w następnym wieku (pisane przeze mnie w 1999 roku) praca biurowa od której tak wiele zależy we wszystkich dziedzinach naszego życia, będzie bardziej doceniana i lepiej wynagradzana.
Zawsze była i jest spychana do roli Kopciuszka, który bez wytchnienia pracuje dla innych i rzadko jest doceniany. Dzięki jego pracy toczy się nasze papierkowe życie – jako jednostki, grupy, firmy, państwa. Praca biurowa jest wkładana w każdy dokument towarzyszący naszemu życiu (a także śmierci). Jest wkładania w przygotowywanie aktów urodzenia, świadectw szkolnych dowodów osobistych, legitymacji członkowskich, porozumień międzypaństwowych, raportów z działalności wielkich firm, dyplomów znanych uczelni itd. Jednym słowem towarzyszy nam przez całe życie.

Dlaczego nikt nie patrzy na pracę biurową z takiego punktu widzenia, a wiele osób odnosi się do niej lekceważąco (pisane 20 lat później). Bez biurokracji nas po prostu nie ma! Każdy z nas poza swoim rzeczywistym życiem, wiedzie życie "papierkowe" (ostatnio „elektroniczne”), które bardzo często zdaje się być ważniejsze od tego rzeczywistego, a powłoka cielesna – dodatkiem do danych personalnych. Póki to "życie przy życiu" biegnie obok siebie, i nie przysparza nam kłopotów, właściwie nie zdajemy sobie sprawy z jego uciążliwości. PESEL, RODO wydają się niepotrzebne dopóki ktoś nam nie skradnie naszej tożsamości. Przyzwyczailiśmy się do tego, że nawet najdrobniejszy fakt w naszym życiu, wymaga potwierdzenia dokumentem, ponieważ, jak mówi łacińskie przysłowie: verba volant scripta manent, czyli słowa ulatują, zapisy pozostają.
 

W dokumentach rozpoczynamy życie z chwilą wystawienia aktu urodzenia. Naszą edukację potwierdzają kolejne świadectwa ukończenia klas i szkół, studiów. Stan zdrowia – wpisy w kartach i zaświadczenia o stanie zdrowia. Żadnej czynności prawnej nie możemy dokonać bez potwierdzenia naszej tożsamości, czyli dowodu osobistego. Wyjazd za granicę umożliwi nam paszport. Zmiana stanu cywilnego wymaga potwierdzenia tego aktem ślubu, a jeśli z ważnych przyczyn partner nam nie odpowiada, staramy się o rozwód itp. Jeśli w związku małżeńskim są dzieci – potwierdza to wpis w dowodzie osobistym. Umowa o pracę potwierdzi zobowiązanie się do pracy w określonych warunkach, za określone wynagrodzenie. Zwolnienia lekarskie stwierdzają o niemożności świadczenia pracy przez określony czas. Karta urlopowa potwierdza, że mamy prawo do wypoczynku przez określony czas. W zobowiązaniach wobec Skarbu Państwa, wcale nie jesteśmy osobą z krwi i kości, ale numerem np. NIP 118-019-49-33. Podczas wizyty u lekarza, zanim nasz stan zostanie ujęty w określoną jednostkę chorobową, musimy podać lekarzowi swój PESEL.
Ile i na co wydajemy potwierdzają rachunki i paragony. Prawo do emerytury uzyskamy w wyniku przedstawienia odpowiednich „papierków”, kwitujących przepracowane lata za określonym wynagrodzeniem. Uzyskanie renty jest możliwe jedynie w rezultacie przedstawienia odpowiednich dokumentów, potwierdzających fatalny stan naszego zdrowia.

Czasami gromadzimy również pozytywne opinie, odznaczenia, chociaż robimy to głównie dla podniesienia poczucia własnej wartości (nie ma obowiązku ich przechowywania, a ponadto nie mają one zasadniczego wpływu na jakość życia, np. na wysokość emerytury).
I tak dalej się toczy koło biurokracji, aż do zejścia z tego świata, które też musi być potwierdzone urzędowo.

Widzimy więc, że biurokracja towarzyszy nam wszędzie i przez całe życie. Dlaczego tak się dzieje? Otóż dla uporządkowania procedur załatwiania różnych spraw określono przepisami następujące ich elementy:
• rodzaj, nośnik i forma informacji,
• kanał informacyjny,
• nadawca i odbiorca informacji,
• sposób postępowania w typowych sytuacjach, itp.

Niestety, nie wszystkie życiowe sytuacje dadzą się "zaszufladkować" i nie we wszystkich można ustalić bezwzględnie obowiązujący tryb postępowania. Czasami życie jest twórcą takich scenariuszy, jakich nie powstydziliby się zawodowi scenarzyści. Niektóre sytuacje wymagają więc interpretacji przepisów zgodnie z zasadami "zdrowego rozsądku" i tu zaczynają się kłopoty z „biurokracją.
 

Wynikają one z różnych przyczyn:

  • osoby, od których zależy załatwienie sprawy (raczej przez asekuranctwo niż złośliwość) domagają się udokumentowania oczywistych faktów,
  • inne osoby traktują dokument, jak bezwartościowy papierek – nie czując się odpowiedzialnymi za ludzkie sprawy, nie przestrzegając terminów ani zasad obiegu pism,
  • jeszcze inne obwiniają petenta o występowanie z nieuzasadnionymi prośbami itp..

Praca w sekretariacie oprócz radzenia sobie z kapryśnym szefem oraz interesantami, którzy nie zawsze potrafią wyartykułować swoje sprawy polega na „ogarnianiu” wszystkich czynności związanych z informacją:

  • przyjmowanie informacji z różnych źródeł i w różnej formie,
  • przetwarzanie jej w sposób adekwatny do sprawy,
  • przekazywanie informacji interesantom,
  • przechowywanie informacji przez czas określony przepisami na określonym nośniku.

Oczywiście korzystanie z elektroniki ułatwia proces „obrotu” informacją, ale także zwiększa ilość informacji oraz liczbę jej odbiorców. Ostatnio wiele mówi się o wprowadzeniu e-recept dla przewlekle chorych, które ograniczą liczbę pacjentów tylko do tych, którzy nie mają rozpoznania choroby. Pacjenci przewlekle chorzy nie będą musieli zapisywać się na wizytę lekarską tylko po to, aby otrzymać receptę.

Szanujmy więc biurokrację i osoby, które zajmują się nią na każdym szczeblu, ponieważ liczba biurokratycznych działań będzie wzrastać, podobnie zresztą jak liczba osób, które dzięki niej będą miały pracę.


Dr Halina Füchsel